Plan-Do-Check-Action Untuk Keberhasilan Proyek

Proyek adalah sesuatu yang unik yang kejadiannya hanya sekali, mempunyai tujuan khusus dan diselesaikan dalam spesifikasi yang pasti, mempunyai tanggal start dan finish yang pasti, dibatasi oleh anggaran dan sumberdaya yang terbatas, proyek adalah hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakan dengan deliverable terukur dan dapat dikuantifikasikan. Terakhir Proyek harus direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan

Dari pengalaman penulis 50% kegagalan proyek disebabkan oleh kesalahan pada saat perencanaan, ditambah kegagalan saat pelaksanaan yang dipaksakan dan minimnya pengawasan pada saat pelaksanaan. Kegagalan dan kesuksesan suatu proyek dapat dipastikan dari cara bagaimana sebuah team proyek mengelola proyek. Mengelola proyek berskala kecil, menengah dan besar pada dasarnya sama semua dapat diukur dari kesiapan team dalam menjabarkan 5 (lima)  hal yaitu Scope, Time, Cost, Quality & Risk yang akan digunakan dalam implementasi proyek.

Diagram 1. Project Manager Meet project requirement (PMBOK 4th 2008)

Jika Scope pekerjaan dijelaskan secara detail sampai activity yang mudah terkontrol dengan batasan quality yang dipilih, waktu pelaksanaan dan biaya dapat diukur dengan ketersediaan anggaran dan analisa terhadap resiko yang mungkin timbul. Apabila ke 5 (lima) hal tersebut dilaksanakan dengan baik, bisa dipastikan 50% pelaksanaan proyek dapat dilaksanakan dengan baik karena detail dari tiap activity dijabarkan dengan baik, team proyek tinggal mengikuti pada saat implementasi. Selanjutnya kesuksesan suatu proyek juga harus dilaksanakan dengan pengawasan yang pelaksanaannya disepakati oleh seluruh team proyek  pada awal perencanaan proyek dengan membuat standard pengendalian yang jelas. Pengendalian bisa dilaksanakan bertahap sesuai dengan tahapan proyek, waktu, biaya dan quality, hal ini harus sesuai dengan perencanaan serta memperhatikan kondisi external proyek.

Sebagai ilustrasi, berdasarkan data 74% [1] kegagalan proyek di bidang TI, 50% [2] kegagalan di proyek Oil & Gas & 50% [3] kegagalan di proyek Konstruksi disebabkan oleh tidak detailnya perencanaan, atau tidak sampainya keingingan pemilik proyek dalam implementasi proyek sehingga proyek gagal. Kegagalan pada umumnya team proyek tidak dapat menjabarkan dengan baik apa keinginan pemilik proyek karena kurangnya komunikasi. Hal lain yang menjadikan penyebab kegagalan adalah karena pemilik proyek belum pernah mempunyai proyek serupa, sehingga pemilik proyek menyerahkan pada vendor dengan memberikan asumsi-asumsi sebagai acuan dan setelah itu pemilik proyek tidak ikut terlibat dalam proses pra perencanaan yang sebenarnya merupakan kunci kesuksesan sebuah perencanaan. Disinilah letak komunikasi itu sebagaimana yang digambarkan dalam diagram dibawah. Bisa dikatakan, dalam kasus ini seharusnya diterapkan situasi seperti seorang pasien bertemu dokter, sang dokter melakukan analisa dengan knowledge yang sudah ada dan pada saat pemeriksaan dilakukan komunikasi 2 (dua) arah yang menjelaskan sebab dan akibat.

Dari ilustrasi diatas, yang sering timbul adalah terjadinya perubahan scope pelaksanaan karena tidak sesuai dengan keinginan pemilik proyek atau saat pelaksanaan terjadi kendala external dilapangan yang tidak sesuai dengan perencanaan dan hal ini berpotensi untuk memperlambat waktu dan menambah biaya. Disatu sisi hal ini bisa menguntungkan salah satu elemen dalam team proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) tapi merugikan elemen lain karena dianggap menjadi penyebab kesalahan. Dalam posisi ini Pemilik proyek terkadang tidak mau menanggung kerugian sehingga kerugian menjadi tanggungan tim proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor).Hal ini yang terkadang membuat kerugian yang cukup besar yang menyebabkan proyek diselesaikan dengan dipaksakan dengan kerugian salah satu pihak.
Oleh karena itu sebagai dasar pelaksanaan proyek, ada beberapa aturan main yang harus dilaksanakan oleh tim proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) seperti:

1.  Berusaha memahami apa goals dari proyek, jabarkan sampai level yang bisa dikontrol (scope, time, cost, quality dan risk) oleh semua team proyek dalam implementasi
2.  Berikan waktu yang cukup agar perencanaan bisa dilaksakan dengan baik, ataupun jika waktunya sempit, lakukan team work dalam mengumpulkan informasi atau tidak dilakukan sendiri oleh salah satu dari tim proyek.
3.  Buka komunikasi yang baik, jadikan team proyek yang solid dengan saling harga menghargai didalam team (kompetensi maupun pengalaman), jika dalam pelaksanaan ada kendala bisa cepat teratasi dengan musyawarah.
4.  Setelah perencanaan dilaksanakan, lanjutkan dengan menguji perencanaan tersebut berupa analisa tentang potensi kegagalan jika proyek dilaksanakan. Analisa potensi kegagalan itulah yang menggunakan system PLAN-DO-CEK-ACTION

Diagram 2. The Plan-Do-Check-Act Cycle

An underlying concept for the interaction among the project management processes is the  plan-do-check-act cycle

(as defined by Shewhart and modified by Deming, in the ASQ Handbook, p. 13-14, American Society for Quality, 1999)  

5. PLAN-DO-CEK-ACTION perlu menjadi sesuatu yang harus mendarah daging dalam team proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) dan melibatkan pemilik. Implementasinya harus dilakukan secara terus menerus dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Analisa harus juga melibatkan factor internal dan external yang perencaannya dijabarkan sampai level yang mudah dikontrol. Ada satu bidang ilmu yang mendukung dalam proses PLAN-DO-CEK-ACTION untuk mempermudah pelaksanaan yaitu dengan memahami 9 AREA KNOWLEADGE (scope, time, cost, quality, risk, procurement, communication, human resource dan integration 9 area). Jika setiap proyek dapat menjabarkan ke 9 AREA KNOWLEADGE tersebut dalam sebuah perencanaan, maka kegagalan proyek bisa dimimalisasikan dengan baik. Kalaupun terjadi kegagalan, proyek bisa terus dilaksanakan dengan perubahan secara cepat dan tidak merugikan team proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) juga Pemilik.

Untuk memudahkan melaksanakan PLAN-DO-CEK-ACTION dalam implementasi, dapat dipelajari dari memahami  9 AREA KNOWLEADGE (scope, time, cost, quality, risk, procurement, communication, human resource dan integration 9 area). 9 AREA KNOWLEADGE bisa dipelajari secara terpisah atau dipelajari secara menyeluruh (tergantung minat dan spesialisasi) atau dengan membaca buku tax book menegenai manajemen proyek yang umumnya disebut PMBOK yang saat ini sudah masuk edisi 4 tahun 2008. Atau jika ingin mempelajari secara praktis bisa menghubungi 4 provider traning yang ada di Jakarta dengan legitimasi dari Project Management International (PMI) dengan mengunjungi website www.pmi.org atau www.pmijakarta.org, www.pmi-indonesia.org

Bahwa kegagalan proyek tidak bisa ditekan 100% karena adanya pengaruh external seperti cuaca, politik dan bencana alam yang saat ini tidak terprediksi, tapi jika PLAN-DO-CEK-ACTION dilaksankan pasti akan menekan kegagalan sampai level batas tolerasi yang sudah diprediksi diawal perencanaan.

---

Penulis  memulai karier sebagai supervisor dalam pembangunan apartement di Jakarta dimulai sejak tahun 1995-1998, Tahun 1999-2001 bergabung dengan PT. Wijaya Karya sebagai tim proyek yunior arsitek. Pendalaman sebagai seorang project manajemen dimulai dari Tahun 2002-2007 dengan bergabung sebagai project planning & control di PT. Prosys Bangun Persada di proyek Telkom TCC, High Risk Building, PMO. Pengalaman lain di bidang implementasi project manajemen adalah saat bergabung dengan Palang Merah Indonesia sebagai Staf Ahli Manajemen Proyek yang mengawasi pelaksanaan rehabilitasi dan rekonstruski project tsunami aceh & gempa jogja yang berkoordinasi dengan Palang Merah Internasional. Karier saat ini adalah sebagai information & control di PT. Medco Energi Internasional yang bergerak dibidang Mining Industri.
Pengalaman organisasi saat ini tergabung sebagai anggota IAMPI sejak tahun 2003, anggota di PMI sejak tahun 2008 serta Anggota di ITAPPI sejak tahun 2010. Dan sejak tanggal 6 November 2010 terpilih sebagi VP Marketing di PMI Chapter Jakarta.

---

[1] Sebanyak 74% proyek teknologi informatika (TI) di Amerika Serikat mengalami kegagalan akibat tidak terawasinya pendanaan dan jangka waktu pengerjaan. Selain itu penggunaan TI tidak mendapat informasi yang cukup dari suatu proyek yang sedang dikerjakan secara terinci. Padahal, suksesnya suatu proyek, jika pihak-pihak yang terlibat (stakeholder) dapat mengetahui secara terbuka kegiatan manajemen proyeknya. (dik)***