Moving Forward With Your Project Management Capability

Selamat Tahun Baru 2011 kepada semua Project Managers dan Komunitas Project Management di PMI Chapter Jakarta, let’s deliver more & better projects for Indonesia! Pada kesempatan ini, penulis mencoba membuat catatan, untuk menjawab pertanyaan yang sering dijumpai pada banyak events: Bagaimana sebuah organisasi dapat meningkatkan kinerja-nya melalui aplikasi manajemen proyek?
Semoga bermanfaat.

Perkuat PMO
Sampai sekarang saya masih percaya pada filosofi bahwa project is performed by organized people. Memperkuat Project Management Office, berarti ada kepercayaan dan komitmen yang kuat dari manajemen team, i.e. sales, finance, operation terhadap pentingnya menjaga dan meningkatkan kualitas pemimpin dan pelaksana manajemen proyek, sebagai gugus tugas yangpassionate memimpin orang, reliable, berdaya, dapat dipercaya untuk selalu dapat memenuhi target perencanaan dan pelaksanaan proyek. PMO yang kuat mampu mengkombinasikan pembinaan organisasi melalui PM organizational maturity model dan project manager’s competency framework di bidang knowledge, performance dan personal competence, sekaligus melakukan pembinaan, pengawasan dan assurance untuk keberhasilan seluruh pelaksanaan proyek yang menjadi lingkup kerjanya. PMO yang berdaya, mampu dipercaya manajemen untuk mengkomunikasikan bahasa strategic/finance dan bahasa  tactical, serta kenyataan operational yang dalam banyak hal perlu di-sinkronkan. PMO dapat menjadi motor utama penggerak keserasian organisasi end to end, baik untuk customer projects maupuninternal/change/improvement projects. Kata orang project is the melting points of everything, ada dimensi Sales/Business, HR, Finance, Operation, Teknis, Sourcing/procurement, Quality, Safety, dll yang terjadi secara bersamaan dan perlu dikelola secara optimal. Dalam tugas membangunpeople dan organisasi proyek, PMO memastikan ketersediaan process, method & tools kepada tim manajemen proyek. Hanya dengan keseragaman “bahasa” yang efektif dalam menjalankan proyek, sebuah organisasi dapat memetik pengalaman dan benefit terindah, dari meng-aplikasikan manajemen proyek.

Sinergi Tujuan Organisasi
Make it Happen! Sebuah kalimat klasik yang sering dijadikan menjadi anekdot untuk “nama tengah” dari seorang Manajer Proyek. Namun organisasi sering melupakan intisari dari mengapa kita melakukan proyek itu sendiri, dikaitkan dengan tujuan organisasi dalam jangka pendek, menengah dan panjang. Jika kapabilitas manajemen proyek, selalu diarahkan pada koridor ”implementasi” berbasis pemenuhan tujuan jangka pendek, seperti: yang penting selesai & profit, customer happy, contract delivery completed, dsb, sering membawa praktek-praktek yang membatasi budaya excellence pada pelaksanaan proyek sendiri. Dalam suasana industri dan bisnis yang semakin kompetitif, tujuan proyek adalah baseline terpenting yang perlu dijelaskan secara gambang oleh Project Sponsor dan Management kepada Manajer Proyek dan Tim-nya. Dalam hal ini project portfolio management dapat membantu organisasi untuk menyelaraskan tujuan jangka pendek-menengah-panjang perusahaan dengan customer, operation & people dimension. Tema-tema yang menjadi improvement area focus organisasi juga perlu dimasukkan dalam dimensi tujuan, seperti customer loyalty, sustainable growth, capital efficiency, operational excellence, profit improvement, dll. Dari sisi tujuan praktis proyek seperti contract fulfillment, cost, schedule & quality, juga perlu terus menerus di-optimalkan, bahkan dimulai dari pre-sales, dimana lessons learned pelaksanaan proyek dapat membantu melakukan terobosan dan inovasi yang membantu organisasi menjadi lebih kompetitif dan produktif.

Satu Plan
Berapa banyak plan & schedule yang diperlukan untuk sebuah proyek? Mungkin semua dari kita sepakat seharusnya jawab-nya adalah SATU. Sebagai follow-up dari sebuah proses, bagaimana seseorang Manajer Proyek mendapat penugasan, kegiatan perencanaan menjadi sentral dari bagaimana manajer proyek dan tim-nya melakukan integrasi dan decision making terhadap input dan lessons learned yang didapat untuk membuat perencanaan yang optimal dengan melibatkankey stakeholders yang diperlukan.
Sesungguhnya tahap perencanaan proyek adalah kesempatan emas bagi tim proyek untuk menggalang alignment antara key stakeholders, mengerti apa yang hendak dicapai melalui proyek ini dan secara bersama-sama memberikan masukan yang optimal kepada perencanaan.

Jika sebuah rencana proyek sudah disusun dengan segala masukan, asumsi, data lessons learned, dan batasan-batasan yang perlu diperhatikan, tentulah ini menjadi pedoman dan panduan satu-satunya kepada semua tim proyek dan stakeholders, sehingga keseluruhan organisasi bisa bersama-sama mendukung.
Apakah semudah itu? Tidak juga. Salah satu faktor penting adalah bagaimana sebuah organisasi meletakan stand-point sales, operasi & support function-nya melalui manajemen proyek. Salah satu faktor yang paling berpengaruh adalah bentuk organisasi berbasisfunctional/matrix/projectized, membawa konsekuensi tantangan tersendiri bagi Project Sponsor dan Manajer Proyek untuk menyatukan visi dan prioritisasi yang jelas, dalam pelaksanaan multi-projects, multi-customer.

Namun, dengan penugasan yang jelas & komunikasi yang tak mengenal menyerah  pada tahap perencanaan dan pelaksanaan proyek, ditunjang dengan management support dan project sponsorship, seorang Manajer Proyek sesungguhnya mendapat kesempatan dan otoritas untuk melakukan alignment kepada semua functions/line, internal dan external, yang diperlukan untuk kesuksesan proyek. Drive the organization with ONE latest approved & communicated plan.

Kill your Project, Timely
Saya bicara mengenai project closing. Banyak organisasi terbuai dengan perencanaan dan pelaksanaan proyek, tanpa memiliki cukup fokus, perhatian dan resources untuk memastikan acceptance dan closing dapat dilaksanakan secara lebih terencana dan dikawal secara sungguh-sungguh. Akibatnya posisi keberhasilan atau outcome suatu proyek dapat dengan mudah bergeser negatif, apakah dari sisi cost spending, profit achievement, operational readiness, cash-flow, penalty, dsb. Oleh karenanya pastikan closing menjadi agenda utama, direncanakan dan dilaksanakan secara periodik, bahkan dimulai dari proses sales dan design/engineering. Closing menyangkut, acceptance, settlement, change handling, customer/supplier contract management, dll.